Acción: Enviar Mensaje a Grupo de WhatsApp
La acción Send WhatsApp Group Message es una acción de flujo de trabajo personalizada del Proveedor de WhatsApp que envía mensajes a grupos de WhatsApp directamente desde tus flujos de trabajo en el CRM. Automatiza notificaciones de equipo, actualizaciones para clientes y anuncios grupales sin intervención manual.
Por qué es importante: Enviar actualizaciones manualmente a los grupos de WhatsApp consume tiempo y es fácil de olvidar. Ahora puedes automatizar mensajes a grupos activados por cualquier evento en el CRM—nuevos leads, citas, envíos de formularios, y más.
Beneficios Clave
Actualizaciones Grupales Automatizadas - Envía notificaciones a tu equipo de forma automática
Cero Mensajería Manual - Elimina los mensajes repetitivos en los grupos
Integración con Flujos de Trabajo - Combínalo con cualquier disparador del CRM para una poderosa automatización
Soporte de Adjuntos - Incluye imágenes o videos mediante una URL
Variables Personalizadas - Personaliza los mensajes usando datos de los contactos y disparadores
Quién Debería Usarlo
Equipos de Ventas - Notifica al grupo del equipo cuando lleguen nuevos leads
Equipos de Soporte - Alerta a los grupos de soporte cuando se creen nuevos tickets
Agencias - Actualiza a los grupos de clientes sobre el progreso de sus campañas de forma automática
Operaciones - Envía resúmenes diarios o actualizaciones de estado a los grupos internos
Gerentes - Obtén reportes automatizados sobre la actividad del equipo
Requisitos
Antes de usar esta acción:
-
Actualiza tu app del Proveedor de WhatsApp a la última versión
- Ve a App Marketplace (Mercado de Apps) → Installed Apps (Apps Instaladas) → Proveedor de WhatsApp → Update (Actualizar)
-
Permite los grupos en la configuración de WhatsApp
- Los grupos deben ser habilitados en tu panel de WhatsApp antes de que aparezcan en el menú desplegable de la acción.
Cómo Configurar
Paso 1: Permitir Grupos en la Configuración de WhatsApp
- Ve a WhatsApp en tu menú lateral
- Haz clic en Manage (Gestionar) en tu instancia de WhatsApp
- Navega a la configuración de grupos (Group settings)
- Allow (Permite) los grupos que deseas usar en los flujos de trabajo
- Guarda tu configuración
Importante: Solo los grupos que estén permitidos aparecerán en el menú desplegable de la acción.
Paso 2: Crear o Editar un Flujo de Trabajo
- Ve a Automation (Automatización) → Workflows (Flujos de trabajo)
- Crea un nuevo flujo de trabajo o edita uno existente
- Añade tu disparador deseado (Formulario enviado, Cita reservada, Respuesta del cliente, etc.)
Paso 3: Agregar la Acción
- Haz clic en + o Add New Action (Añadir Nueva Acción) después de tu disparador
- Cambia a la pestaña Apps
- Haz clic en el ícono de la app Proveedor de WhatsApp
- Selecciona Send WhatsApp Group Message (Enviar Mensaje a Grupo de WhatsApp)
Paso 4: Configurar la Acción
| Campo (Field) | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Message | Sí | El texto del mensaje a enviar (soporta variables) |
| Attachment | No | URL pública hacia una imagen o video |
| WhatsApp Group | Sí | Selecciona entre tus grupos permitidos |
Paso 5: Guardar y Publicar
- Haz clic en Save action (Guardar acción)
- Revisa tu flujo de trabajo completo
- Cambia el estado de Draft (Borrador) a Published (Publicado)
Explicación de los Campos de la Acción
Campo Mensaje (Message)
Ingresa el mensaje que deseas enviar. Puedes:
- Escribir texto plano
- Usar variables personalizadas (haz clic en el ícono de la etiqueta para insertarlas)
- Incluir emojis
- Usar saltos de línea para el formato
Ejemplo con variables:
🎉 ¡Alerta de Nuevo Lead!
Nombre: {{contact.first_name}} {{contact.last_name}}
Teléfono: {{contact.phone}}
Email: {{contact.email}}
¡Por favor, haz el seguimiento antes de 5 minutos!
Campo Adjunto (Attachment)
Pega una URL directa hacia un archivo de imagen o video. Este campo es opcional.
Formatos soportados: PNG, JPG, JPEG, GIF, WebP, MP4, MOV
Requisitos:
- La URL debe ser públicamente accesible
- Enlace directo al archivo (no a una página web)
- Tamaño de archivo menor a 16MB para los videos
Menú Desplegable de Grupo de WhatsApp
Selecciona el grupo de destino. Solo aparecerán los grupos permitidos en la configuración de tu WhatsApp.
Si no ves tu grupo:
- Ve a WhatsApp → Manage (Gestionar)
- Permite el grupo en la configuración
- Regresa al flujo de trabajo y refresca la pantalla
Casos de Uso de Ejemplo
Caso de Uso 1: Notificación de Nuevo Lead
Alerta a tu equipo de ventas cuando un nuevo lead envíe un formulario.
Disparador: Formulario Enviado (Form Submitted)
Acción: Enviar Mensaje a Grupo de WhatsApp
- Group: Equipo de Ventas
- Message:
🚨 ALERTA DE NUEVO LEAD
Nombre: {{contact.first_name}} {{contact.last_name}}
Teléfono: {{contact.phone}}
Email: {{contact.email}}
Origen: {{contact.source}}
¡La primera persona en responder lo gana! 🏆
Caso de Uso 2: Notificación de Cita
Notifica a tu equipo de operaciones cuando se reserve una nueva cita.
Disparador: Cita Programada (Appointment Scheduled)
Acción: Enviar Mensaje a Grupo de WhatsApp
- Group: Equipo de Operaciones
- Message:
📅 Nueva Cita Reservada
Cliente: {{contact.name}}
Servicio: {{appointment.title}}
Fecha: {{appointment.start_date}}
Hora: {{appointment.start_time}}
Por favor asegúrense de que todo esté listo.
Notas Importantes
Detalles Técnicos
- Los mensajes se envían desde tu número de WhatsApp conectado
- Los grupos deben ser permitidos primero en la Configuración de WhatsApp
- Soporta texto, emojis, y un archivo adjunto por mensaje
- Funciona con todos los disparadores estándar de flujos de trabajo del CRM
Mejores Prácticas
- Mantén los mensajes concisos y fáciles de escanear
- Utiliza solo las variables relevantes
- Prueba antes de publicar
- No notifiques en exceso — demasiados mensajes causan fatiga
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Puedo enviar a múltiples grupos desde un mismo flujo de trabajo?
Sí. Añade múltiples acciones "Send WhatsApp Group Message", dirigiendo cada una a un grupo distinto.
¿Por qué no veo mi grupo en el menú desplegable?
Los grupos deben permitirse primero en la Configuración de WhatsApp. Ve a WhatsApp → Manage → Group Settings.
¿Puedo incluir imágenes o videos?
Sí. Pega una URL pública en el campo Attachment (Adjunto). Formatos soportados: PNG, JPG, GIF, WebP, MP4, MOV.
¿Qué pasa si WhatsApp se desconecta?
El mensaje fallará al enviarse. Recomendamos configurar el disparador de WhatsApp Desconectado para recibir alertas cuando tu número se quede sin conexión.