Beneficios Clave
Respuesta Instantánea - Reacciona en el momento en que llega el mensaje de un cliente Enrutamiento Inteligente - Dirige las conversaciones al representante o equipo adecuado Nunca Pierdas un Prospecto - Automatiza el seguimiento para que ningún mensaje entrante quede sin atender Automatización Filtrada - Ejecuta el disparador solo en los mensajes que cumplen tus criterios Cero Monitoreo Manual - No necesitas vigilar la bandeja de entrada todo el tiempoQuién Debería Usarlo
Equipos de ventas - Responde y asigna nuevas conversaciones al instante Equipos de soporte - Confirma los mensajes entrantes y crea tickets automáticamente Agencias - Estandariza el manejo de mensajes entrantes en todas las subcuentas de clientes Operaciones de alto volumen - Mantén tiempos de respuesta rápidos incluso a gran escalaRequisitos
Antes de usar este disparador, actualiza tu app de Whatsapp provider a la última versión:1
Ve a Marketplace de Apps → Apps Instaladas
2
Busca Whatsapp provider
3
Haz clic en Actualizar si está disponible
Cómo Configurarlo
Paso 1: Crea un Nuevo Flujo de Trabajo
1
Ve a Automatización → Flujos de Trabajo
2
Haz clic en Crear Flujo de Trabajo o + Agregar
3
Selecciona Comenzar desde Cero
Paso 2: Agrega el Disparador
1
Haz clic en Agregar Nuevo Disparador
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Cambia a la pestaña Apps (no los disparadores predeterminados)
3
Busca y haz clic en el ícono de la app Whatsapp provider
4
Selecciona WhatsApp Entrante en el menú desplegable
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(Opcional) Agrega Filtros para acotar cuándo se ejecuta el disparador
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Haz clic en Guardar disparador
Paso 3: Busca o Crea el Contacto
Los mensajes entrantes suelen llegar de números que todavía no están en tu CRM. Cada acción posterior (enviar una respuesta, asignar un responsable, agregar una etiqueta) necesita un registro de contacto sobre el cual actuar. Agrega la acción Buscar Contacto justo después del disparador para localizar al remitente. Si no se encuentra el contacto, agrega Crear Contacto para que el contacto exista antes de que se ejecute el resto del flujo de trabajo. Buscar Contacto y Crear Contacto son acciones nativas de HighLevel. Ya están disponibles en todos los flujos de trabajo, así que no hay nada extra que instalar.Busca el contacto
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Haz clic en + Agregar debajo del disparador
2
Busca y selecciona Buscar Contacto
3
En Campos, selecciona Contact ID en el menú desplegable
4
Haz clic en el ícono de etiqueta del campo de valor e inserta Whatsapp, imessage and SMS → WhatsApp Entrante → Contact ID
5
Haz clic en Guardar acción
Crea el contacto si no se encuentra
En la rama Contacto no encontrado, agrega la acción Crear Contacto:1
Haz clic en + Agregar debajo de Contacto no encontrado
2
Busca y selecciona Crear Contacto
3
En Campos, selecciona Teléfono en el menú desplegable
4
Haz clic en el ícono de etiqueta del campo de valor e inserta Whatsapp, imessage and SMS → WhatsApp Entrante → Número del Remitente
5
Haz clic en Agregar campo y selecciona Correo en el menú desplegable
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Haz clic en el ícono de etiqueta del campo de valor e inserta Whatsapp, imessage and SMS → WhatsApp Entrante → Whatsapp Id (Email)
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Haz clic en Guardar acción
Mapea el campo Correo además de Teléfono. Ahora WhatsApp permite que las personas te escriban desde un nombre de usuario en lugar de un número de teléfono, y esos remitentes llegan sin ningún número. Su identificador de WhatsApp llega como Whatsapp Id (Email) y se guarda en el campo de correo del contacto, así que mapearlo es lo que evita que los remitentes basados en nombre de usuario generen contactos vacíos o duplicados.
Vuelve a unir las ramas
Para que los contactos nuevos ejecuten las mismas acciones que los existentes, envía la rama Contacto no encontrado de vuelta a la rama Contacto encontrado:1
Haz clic en + Agregar debajo de Crear Contacto
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Busca y selecciona Ir a
3
Selecciona como destino la primera acción de la rama Contacto encontrado (si todavía no la has agregado, hazlo primero; consulta el Paso 4)
4
Haz clic en Guardar acción
Los contactos existentes siguen directamente por la rama Contacto encontrado. Los contactos nuevos se crean primero y luego saltan a las mismas acciones: en ningún caso se crea un registro duplicado.
Paso 4: Agrega Tus Acciones
Con el contacto ya creado, agrega las acciones que quieras ejecutar cuando se reciba un mensaje de WhatsApp entrante:- Enviar Mensaje de WhatsApp → Responde al contacto por el mismo canal
- Enviar Correo → Notifica al representante asignado
- Enviar Notificación Interna → Alerta a tu equipo dentro del CRM
- Crear Tarea → Programa un seguimiento
- Agregar a Flujo de Trabajo / Pipeline → Mueve al contacto por tu embudo
Paso 5: Guarda y Publica
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Revisa tu flujo de trabajo
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Haz clic en Guardar
3
Cambia el flujo de trabajo de Borrador a Publicado
Filtros Disponibles
Usa filtros para controlar exactamente qué mensajes de WhatsApp entrantes inician el flujo de trabajo. Cada filtro puede combinarse con un operador (igual a, contiene, etc.).Ejemplos de Casos de Uso
Caso de Uso 1: Respuesta Automática Instantánea
Confirma cada mensaje entrante de inmediato. Disparador: WhatsApp Entrante Acción: Envía una respuesta confirmando que recibiste el mensaje y que responderás en breve.Caso de Uso 2: Enrutar por Palabra Clave
Envía prospectos al equipo adecuado según lo que digan. Disparador: WhatsApp Entrante Filtro: Mensaje contiene “precios” Acción: Notifica al equipo de ventas y crea una tarea de seguimiento de alta prioridad.Notas Importantes
Detalles Técnicos
- El disparador se ejecuta una vez por mensaje entrante
- Los filtros son opcionales: déjalos en blanco para ejecutarse en cada mensaje de WhatsApp entrante
- Se ejecuta de inmediato cuando se recibe el mensaje
Buenas Prácticas
- Agrega Buscar Contacto como primera acción, con Crear Contacto en la rama Contacto no encontrado, para que los pasos posteriores siempre tengan un contacto con el cual trabajar
- Usa el filtro Mensaje para construir flujos de enrutamiento basados en palabras clave
- Usa el filtro Location ID cuando gestiones múltiples subcuentas
- Prueba tu flujo de trabajo enviando un mensaje a tu número conectado
Preguntas Frecuentes
¿Tengo que agregar filtros?
¿Tengo que agregar filtros?
No. Los filtros son opcionales. Sin ellos, el disparador se ejecuta en cada mensaje de WhatsApp entrante.
¿Puedo activar diferentes flujos de trabajo para diferentes mensajes?
¿Puedo activar diferentes flujos de trabajo para diferentes mensajes?
Sí. Usa los filtros de Mensaje o Remitente para construir flujos de trabajo separados para diferentes condiciones.
¿Qué pasa si el contacto ya existe?
¿Qué pasa si el contacto ya existe?
Buscar Contacto lo localiza y el flujo de trabajo continúa por la rama Contacto encontrado. Crear Contacto solo se ejecuta en la rama Contacto no encontrado, así que no se crea ningún contacto duplicado.
¿Necesito agregar Buscar Contacto y Crear Contacto en todos los flujos de trabajo?
¿Necesito agregar Buscar Contacto y Crear Contacto en todos los flujos de trabajo?
Agrégalas siempre que el flujo pueda recibir un mensaje de un número que todavía no esté en tu CRM, sobre todo si No crear nuevos Contactos está habilitado en la instancia. Si todos los remitentes ya son contactos guardados, basta con Buscar Contacto.
Soporte
Si necesitas ayuda con la configuración o incorporación:- Soporte WhatsApp: Chat en WhatsApp
- Email: support@goghl.ai